Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Meer werk met minder mensen, TeamSpijk laat zien dat het anders kan

Alle ingenieursdiensten uitbesteden naar één partij is voor RWS een nieuwe manier van samenwerken met de markt. Omdat deze vorm afwijkt van de reguliere werkwijze heeft het project de status pilot gekregen.

Eind 2017 zijn de ingenieursdiensten na een Europese aanbesteding gegund aan RoyalHaskoningDHV (RHDHV). Zo ontstond TeamSpijk. Vanuit een positieve nieuwsgierigheid leren we door te doen en we delen graag onze ervaringen.

Met 1/3 van de capaciteit van RWS realiseren we 100% productiviteit.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Reduceer raakvlakken

Om de haven te realiseren is er één overeenkomst met één dienstverlener, die gebruik maakt van eigen mensen of neven opdrachtnemers. Hierdoor vervalt het uitvragen, aanbesteden en beheersen van vele kortere overeenkomsten met verschillende dienstverleners of uitvoerende partijen. Dit levert tijdwinst en kostenbesparing op. De langdurige samenwerking zorgt ook voor meer flexibiliteit om te anticiperen op de projectdynamiek. Zo is er succesvol binnen de samenwerking een Europese subsidie aangevraagd en verkregen. Ook ontstaat ruimte voor opleiden, ontwikkeling en innovatie.

Concrete resultaten voor de dienstverlener:

  1. Capaciteit over langere looptijd is efficiënter en effectiever te plannen, waardoor continuïteit in de bezetting goed ingeregeld kan worden en de juiste expertise tijdig beschikbaar is.
  2. Minder tender- en opstartkosten door één aanbesteding voor gehele projectcyclus, in plaats van meerdere aanbestedingen per projectfase.
  3. Minder beheerskosten door duidelijke rolverdeling, stabiele setting over langere periode en daardoor minder (wisselende) raakvlakken binnen projectorganisatie.
  4. Ruimte en tijd om RWS en andere betrokken stakeholders goed te leren kennen, te begrijpen en initiatieven te nemen om de samenwerking te versterken en in te spelen op de behoeftes van alle betrokkenen.
  5. On-the-job ontwikkeling van medewerkers in de specifieke RWS context op projectniveau en in de (bestuurlijke) besluitvorming.

Concrete resultaten voor de opdrachtgever:

  1. Meer werk met minder mensen
  2. Verlies kennis eigen organisatie, voldoende kennis inhoud om te kunnen beoordelen

Concrete resultaten voor de aannemer:

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Stuur op doelen

Om een langdurige relatie aan te gaan met elkaar is het essentieel om op een hoog abstractieniveau resultaten af te spreken. Leg niet alle details van tevoren vast. Het resultaat in het contract met RHDHV is beschreven in slechts vier deliverables:

  1. Aanbestedingsdossier (Gate 3b) 
  2. Gunningsadvies realisatiecontract 
  3. Overdrachtsdossier (Gate 4)
  4. Verantwoordingsrapportage (Decharge)

Samen werk je aan een gemeenschappelijk doel, en je vertrouwt erop dat de ander weet en zal doen wat nodig is om dat doel te bereiken. RHDHV heeft vóór de opdrachtverlening uitgedacht hoe ze deze deliverables willen behalen. De nadere invulling gebeurt gedurende het project. Zo benutten we maximaal de aanwezige kennis en expertise van het bureau. Pilot Spijk maakt daarnaast gebruik van Best Value Approach om risico’s helder te maken en tijdig te sturen via beheersmaatregelen. Een mooi resultaat van de vergrootte verantwoordelijk van het bureau is dat ook het eigenaarschap meegroeit.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Verdeel de taken

Als een eenheid werkt TeamSpijk, namens RWS, richting de markt. Gezamenlijk zijn ze opdrachtgever voor de opdrachtnemer realisatie. Uiteraard zijn de rollen en taken helder verdeeld. De kerntaken Beslissen, Betalen en Beheersen liggen bij RWS en de operationele taken bij het ingenieursbureau. Een heldere Work-Breakdown-Structure geeft aan waar ieders verantwoordelijkheid ligt. Van de RWS-teamleden vraagt dit ander gedrag dan bij reguliere projecten of productuitbestedingen. RWS doet niet meer alles zelf en dient taken los te laten. Als het bureau het doet, doet RWS het niet, we doen zo min mogelijk dubbel werk. Dit vraagt geduld en op de handen zitten en vertrouwen op de kwaliteitsborging in de opdracht, volgens de gebruikelijke manieren. Ook vertrouwen in elkaar is belangrijk, het helpt om elkaars belangen te kennen en te respecteren.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Werk maximaal transparant

Maximaal transparant samenwerken betekent dat alle projectdocumenten binnen TeamSpijk toegankelijk zijn voor elkaar. De teamleden van RHDHV hebben hiertoe een integriteit/geheimhoudingsverklaring ondertekend. Het betekent ook dat het ingenieursbureau altijd welkom is, ook bij bijvoorbeeld een bestuurlijk overleg. Spannend? Welnee, het kijkje in elkaars keuken maakt ons nog bewuster of we wel doen wat we moeten doen, met het oog op ‘best for project’. Doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Onnodige stappen worden zichtbaar en inefficiëntie komt aan het licht. We informeren elkaar op wekelijkse basis onder andere via Weekly Reports tijdens het Benen-op-Tafel-overleg. Delen we echt alles? Nee, het moet wel functioneel zijn, gericht op het uitvoeren van de rol- en taakverdeling. Wat ook niet gedeeld wordt zijn de contractbeheers- en toetsplannen (en de voorbereiding hiervan) van de dienstenovereenkomst tussen RHDHV en RWS.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Heilige huisjes

Om een innovatieve aanpak zoals Spijk tot een succes te maken, is het nodig soms de gebaande paden te verlaten. Dat vraagt om lef en durf van de betrokkenen om soms, als het nodig is, tegen een heilig huisje aan te schoppen. Immers, wanneer de bestaande processen en procedures als een ‘onaantastbare waarheid’ worden beschouwd, kunnen we nimmer een nieuwe weg inslaan.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Dienstencontract:
start 2 oktober 2017

Succesfactoren – contracteren dienstverlener bij integrale uitbesteding

  • Focus bij de uitvraag op beoogde resultaat en doelstellingen van de opdracht, niet op de manier waarop. Hou het simpel, niet technisch. Blijf weg bij het specificeren van ‘producten en activiteiten’. Laat de dienstverlener zelf de meest optimale aanpak bepalen. Dit stimuleert eigenaarschap bij de dienstverlener en voorkomt een ‘u vraagt, wij draaien’ vertrekpunt.
  • Kies voor dit langlopende partnership een passend verantwoordings- en betalingsysteem. Maak vooraf afspraken over eenvoudig te meten prestatie-indicatoren. Monitor de dienstverlening vervolgens met de weekly of een vergelijkbaar systeem. Verantwoord termijnbetalingen op basis van deze monitoring en voorkom zo onnodig administratief gedoe.
  • Organiseer op voorhand contractuele flexibiliteit en een efficiënt wijzigingenproces. Het afspreken van een tarievenlijst en het bijhouden van een in/out scope lijst is hierbij een plus en leg je bij voorkeur vast in de pre-contractuele fase. Zo ben je in staat om snel en adequaat bij te sturen op risico’s en inspelen op kansen die zich door de tijd heen aandienen. Realiseer je dat hiervoor contractuele wijzigingen nodig zullen zijn. Voorkom zo contractueel gedoe. Neem ook een optionele schil op voor bijvoorbeeld aanvullend advies. Sluit VtW’s af op basis van een resultaatverplichting, in lijn met punt 1 en niet op basis van traditionele verrekening op basis van uren/activiteiten. Maak in de aanbesteding gebruik van een pre-contractuele fase, zoals een onderbouwingsfase bij een Best Value-aanbesteding of een 2-fasencontract, waarin de beoogde dienstverlener de ruimte krijgt om zijn plan voor het project in detail uit te werken en nader toe te lichten. RWS kan zich, door de duidelijkheid die dit plan biedt, beperken tot de eigen regie-activiteiten (3B’s). Het voorkomt verrassingen bij de uitvoering van de opdracht.
  • Kies voor een end-to-end samenwerking met één dienstverlener voor continuïteit over de verschillende projectfases heen. Dit reduceert het aantal overdrachtsmomenten en creëert een stabielere projectomgeving. Het bespaart transactiekosten, gaat sneller en verminderd risico’s.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

2de deliverable: 18 november 2020 - Gunningsadvies realisatiecontract

Gunning realisatiefase

Boskalis heeft de haven gerealiseerd en in februari 2024 is de haven in gebruik genomen.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

3de deliverable: Overdrachts­dossier - Gate 4 - (maart 2024)

Het Gate-gesprek op 26 maart 2024 had een positief resultaat: groen!

De voorbereiding van het overdrachtsdossier lag geheel bij de dienstverlener. Het Gate-review team van RWS wilde in gesprek met de RWS-leden van Team-Spijk. Integraal Uitbesteden Diensten is nieuw voor de organisatie.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

4de deliverable: Verantwoordings­rapportage - Decharge - (2024)

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Investeer in onderhoud

Eind 2018 bracht Tjeerd Roozendaal een bezoek aan team Spijk, Universiteit Twente maakte voor dat bezoek deze vlog

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Gedoetjes

In elk project is er gedoe. Bij TeamSpijk zien we gedoe als kans om nog beter samen te werken. Samenwerken is niet voor niets een werkwoord. Het vraagt onderhoud om de samenwerking tot een succes te maken.

Succesfactoren – samenwerking RWS-ingenieursbureau bij integrale uitbesteding

  • Zorg – in het licht van deze ambitie – voor een heldere rolverdeling (rolopvatting en verwachting) in de veranderende situatie. RWS gaat zich beperken tot de regierol (3B’s), draagt de projecttaken over aan de dienstverlener en faciliteert. Besteed ook aandacht aan de rol van directies en hoe je escaleren organiseert. Dit voorkomt misverstanden omtrent eigenaarschap. Creëer transparantie over persoonlijk commitment en intenties in het licht van de gezamenlijke doelstelling, door deze naar elkaar uit te spreken. Dit biedt gelegenheid om hier gedurende het project aan te refereren en voorkomt gebrek aan eigenaarschap. Je kunt elkaar er immers op aanspreken.
  • Zorg voor een gezamenlijk doel (succes) waaraan gedurende het hele project gerefereerd kan worden. Ken elkaars belangen en voorkom wij-zij-denken. Versterk elkaar om het gezamenlijke doel te behalen.
  • Blijf gedurende het gehele project alert op het selecteren en benutten van de juiste expertise. Ga niet blind uit van het aanbod binnen het team, maar kijk naar wat je wilt bereiken, selecteer en benut expertise in het licht van die behoefte. Voorkom zo concessies aan kwaliteit en risico voor de samenwerking.
  • Focus op de continue ontwikkeling van de samenwerking. Loop niet om ‘schuurmomenten’ heen, maar benut ze om met elkaar te leren. Zie ze als kans. Behandel en doorgrond voorvallen in een veilige setting, onder begeleiding, aan de hand van gezamenlijk vastgestelde realistische casussen. Voorkom daarmee conflicten.

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

De haven

Aanleiding

Op de Boven-Rijn en Waal tussen de Duitse grens en Tiel is een tekort aan overnachtingsplaatsen voor de beroepsscheepvaart. Schippers kunnen daardoor niet voldoen aan de wettelijke vaar- en rusttijden. Op verzoek van de Minister is door de Provincie een planstudie uitgevoerd die resulteerde in juni 2016 met een besluit van Gedeputeerde Staten om een nieuwe overnachtingshaven in de Bijenwaard bij Spijk mogelijk te maken.

Doelstelling

Realisatie overnachtingshaven met 50 overnachtingsplaatsen

Kenmerken

108 miljoen euro projectbudget, projectgebied 53 ha, 2,3 miljoen m3 vrijkomend zand

 

Meer informatie over het project en de haven

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Lef en loslaten

Capaciteitstekort bij Rijkswaterstaat vroeg om een andere invulling om de haven bij Spijk te realiseren. Lef om het anders te doen bracht Rijkswaterstaat PPO (RWS) tot de stap om alle ingenieursdiensten uit te besteden naar één partij.

Op 2 februari 2024 is de haven in gebruik genomen en op 14 maart 2024 is de haven officieel geopend door Marc Harbers.

 

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

Rijkswaterstaat

Wil je meer weten? Neem dan contact op met de projectmanager vanuit Rijkswaterstaat:

Iede Blok, realisatiemanager Oost

Inhoudsopgave:

Meer werk met minder mensen

Reduceer raakvlakken

Stuur op doelen

Verdeel de taken

Werk maximaal transparant

Dienstencontract

RoyalHaskoningDHV

Het bureau dat de ingenieursdiensten heeft uitgevoerd is RoyalHaskoningDHV